MAIL MERGE ~ Yuni Suryani_TI-A

NAMA : YUNI SURYANI

NIM : 112110101092

KELAS : A

MAIL MERGE

Mail merge , merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. Jadi tidak perlu mengetik ulang lagi satu persatu nama, alamat, dsb cukup hanya mengetik daftar nama, alamat, fakultas, yang dibutuhkan maka akan secara langsung bergabung dengan format formulir tadi. Mail merge dapat digunakan seperti pembuatan kartu peserta ujian, sertifikat penghargaan, penulisan laporan hasil belajar dan lain-lain dokumen sejenisnya.

Berikut akan merangkum langkah-langkah dalam penggunaan mail merge :

1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat,sertifikat atau dokumen lainnya)

CONTOH :

2. Klik tools Mailings kemudian Klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge.

3. Selanjutnya akan muncul jendela panel Mail Merge disebelah kanan lembar kerja Word seperti gambar di samping.

4. Pada Select Dokumen Type pilih Letters kemudian klik Next : Starting document pada bagian bawah untuk melanjutkan.

5. Pilih Use the current document, dan kemudian klik Next : Select recipient pada bagian bawah.

6. Pada pilihan Select Recipients, jika belum membuat datanya pilih saja Type a new list kemudian pilih Create.

7. Selanjutnya akan mucul kotak dialog New Address list. Jika kotak isian yang dibutuhkan untuk informasi data kurang sesuai, maka dapat dimodifikasi atau membuat sendiri dengan meng-klik Customize column. Kotak dialog Customize Address List akan muncul.

Hapus field name yang tidak dibutuhkan dengan klik Delete dan untuk membuat field name baru klik Add, kemudian tulis nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Fakultas, Alamat, dsb). Dan kemudian klik OK jika field name sudah cukup.

9. Pada step 3 of 6, Klik Next : Write your letter pada bagian bawah untuk melanjutkan.

10. Setelah itu akan memasukkan daftar field yang telah dibuat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat file diletakkan.

11. Pada Pilihan write your letter, pilih More Item.

12. Pada kotak dialog yang muncul pilih nama file yang sesuai dengan dokumen, lalu klik insert. Dan ulangi langkah ini sampai data diisi dengan file yang sesuai, sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.